Desde hace algún tiempo estoy trabajando de manera colaborativa y distribuida, es decir que trabajo de manera cotidiana con varias personas que aunque no están junto a mí físicamente, sí lo están virtualmente. Esto me ha llevado a tratar de optimizar los tiempos y a indagar sobre cuál es la herramienta más idónea en cada momento para cada cosa.
Una de esas herramientas para gestionar más eficazmente el tiempo son las videoconferencias. Al ser usuario de google, me he familiarizado con el uso de la aplicación “hangout”, ya que además permite características adicionales a las que actualmente presenta skype y sin necesidad de pago. Por sus características las diferencio en dos tipos de uso diferente:
- Videollamadas: las puedes iniciar tanto a partir del chat, como desde google plus, y pueden ser: de voz, o de voz y vídeo. Para mí que las uso de manera cotidiana, han terminado casi por reemplazar al móvil, al fijo e incluso a skype.
- Hangouts en directo, tienen varias diferencias del anterior y por tanto aplicaciones de uso distintas:
- Soportan hasta 10 interlocutores con presencia de audio y vídeo.
- Pueden ser grabados en tu propio canal de youtube con lo cual a posteriori puede ser difundida la grabación.
- Incorpora la herramienta de chat escrito, lo cual facilita notablemente la comunicación entre terceros, sin interrupción mientras un interlocutor está activo, característica ideal para preguntas a una temática tratada.
- Permite compartir pantalla
- Permite compartir documentos de drive (el dropbox de google, es decir disco duro virtual)
Así pues, si quieres probar, comenzamos con la instalación:
- Comprueba que tus dispositivos tanto de voz como de audio están correctamente instalados. Si tuvieras algún problema, te recomiendo que accedas a solucionarlo entrando desde tu explorador de windows en: panel de control/ hardware y sonido/ ver dispositivos e impresoras/(…) Allí encontrarás la videocámara como un dispositivo más; con click derecho puedes acceder a su configuración: propiedades.
- Debes confirmar la instalación de los complementos necesarios. Se instalan de manera automática la primera vez que usas el servicio hangout, por esto te sugiero hacer las pruebas necesarias y no dejar para el momento final del hangout la instalación, puesto que aunque no deberías tener problemas, te puede tomar un tiempo que a la larga puede retrasar los compromisos adquirido de horario y demás con el resto de participantes. Si tienes más dudas ten en cuenta, también que siempre puedes recurrir a las ayudas oficiales de google hangouts.
- Asegúrate de que tengas habilitado el chat. Dentro de gmail, en la esquina superior derecha encontrarás una arandela con forma de estrella (☼), se llama configuración. Sigue esta ruta: ☼/configuración/ chat/
Marca Habilitar chat.
- Confirma que la persona con la que te quieres comunicar está en tu chat (lista de contactos activados para chatear), debes ir a la columna lateral izquierda, en donde ves a tus contactos y su estado. Sobre la lupa de búsqueda escribe el nombre de la persona con la que te quieres comunicar o su dirección de gmail. En caso de que esta persona no haya usado hangout, te saldrá una opción de invitar a chat, la que le llegará como un correo a su bandeja de entrada.
- Llamada: haz click en el icono de llamada (cámara: imagen y voz, teléfono: solo voz) Del otro lado, a la persona que llamas, le aparecerá un anuncio de la llamada entrante.
Quienes planificamos este tipo de reuniones, solemos crear círculos de google plus en los que reunimos a toda la audiencia pertinente a la emisión, ésto facilita al momento de iniciar para no invitar a cada persona una a una.
En el momento de la videoconferencia, quien abre el hangout, es decir el anfitrión, invitará al mencionado círculo, con ello cada uno de los participantes recibirá una invitación en forma de llamada entrante. La misma será visualizada tanto en la bandeja de entrada de gmail como en la de google plus.
Al aceptarla se aparecerá una ventana que advertirá de la entrada a un una conferencia en vivo. Se aceptan las condiciones y se deberá esperar un tiempo de conexión, después del cual se abrirá ya el display de videoconferencia.
Una vez dentro de la interfaz de conferencia habrá que tomar en cuenta que el moderador será quien lleve el guión de la sesión (generalmente quien ha abierto la conexión) y dará las instrucciones necesarias para la participación.
Dentro de la pantalla que tendrás mientras se lleva a cabo la videoconferencia tienes varias herramientas, organizadas en el perímentro de la pantalla.
- En la izquierda verás que tienes una columna vertical que se activa al pasar el ratón por ese lado, aquí lo mas usado es el activar el chat de grupo (que te aparecerá en el contorno derecho), compartir pantalla, entre otras aplicaciones. Puedes utilizarlas mientras dura la videoconferencia según las necesidades que requiera la conversación.
- Si en algún momento de la videoconferencia deseas que tu imagen no se emita por alguna razón (falta de señal de internet, por ejemplo), como que necesitas ausentarte un momento, puedes desactivar el vídeo en el tercer icono de la parte superior, al igual que el micrófono, herramienta muy usada cuando tienes ruido ambiente demasiado intenso.
Para finalizar, recomendarte por múltiples razones el uso de auriculares y micrófono de ser posible, puesto que garantizan de mejor forma la voz y el audio tanto para ti como para los demás.